Dalam perniagaan, ada ketika anda perlu bertukar maklumat sulit dengan pihak ketiga. Pertukaran maklumat ini boleh dilakukan secara selamat, dengan memastikan pihak yang satu lagi bertanggungjawab menjaga maklumat sulit itu dan tidak gunakannya untuk tujuan tidak baik terhadap anda. NDA (Non-Disclosure Agreement) merupakan cara yang digunakan untuk melindungi kerahsiaan maklumat sulit yang dikongsikan kepada pihak ketiga.
NDA ialah satu perjanjian kerahsiaan yang mengikat pihak-pihak secara sah. Ia mewujudkan satu hubungan untuk kerahsiaan maklumat tertentu. Pihak yang menandatangani NDA bersetuju untuk memastikan maklumat sensitif yang diterima tidak akan disampaikan kepada orang lain. NDA juga mengikat seseorang yang telah menandatanganinya dan individu tersebut tidak boleh membincangkan apa-apa maklumat dalam perjanjian tersebut dengan mana-mana pihak yang tidak mendapat kebenaran.
Apakah Maklumat yang Dianggap “Sulit dan Sensitif”?
Tiada definisi atau senarai khusus tentang apa itu maklumat sulit. Kebiasannya, pihak yang berkongsi maklumat sulit memilih untuk gunakan maksud yang lebih meluas. Ini bagi mengelakkan pihak yang menerima maklumat sulit tersebut menyalahgunakan maklumat yang didedahkan.
Dalam situasi perniagaan syarikat, “maklumat sulit” boleh merujuk kepada maklumat bertulis dan lisan. Namun, pihak penerima biasanya akan menganggap “maklumat sulit” sebagai apa-apa maklumat yang ditandakan/ditulis sebagai “sulit”. Agak sukar untuk membuktikan maklumat lisan telah didedahkan atau diterima. Jadi pihak yang memberitahu maklumat perlu nyatakan secara bertulis tentang sebarang maklumat lisan yang didedahkan perlu dirahsiakan dałam tempoh masa tertentu selepas maklumat tersebut pertama kali dikongsikan.
Manfaat Menggunakan NDA
- NDA digunakan apabila dua pihak memulakan perbincangan untuk menandatangani suatu perjanjian perniagaan. Pada masa yang sama juga, setiap pihak ingin melindungi kepentingannya dan sebarang terma urusniaga akan datang. Dengan menandatangani NDA, mereka bersetuju untuk tidak mendedahkan sebarang butiran tentang operasi atau rancangan perniagaan mana-mana pihak yang terlibat.
- Untuk situasi antara majikan dan pekerja, sesetengah syarikat akan meminta pekerja baru untuk menandatangani NDA kerana pekerja itu diberikan akses terhadap maklumat sulit syarikat. Jadi, NDA akan memastikan pekerja tersebut tidak akan mendedahkan sebarang maklumat sulit ketika masih atau telah berhenti kerja.
- Sebelum berbincang dengan pelabur prospek, syarikat yang sedang melalui proses mencari dana boleh menggunakan NDA untuk menghalang pesaing daripada mengakses dan mendedahkan maklumat sensitif yang penting untuk perniagaan syarikat tersebut.
- Memandangkan NDA merupakan sebuah kontrak yang boleh dikuatkuasakan, pihak yang melanggar peruntukan dalam NDA perlu membayar pampasan yang sepadan atas sebarang kerugian yang berpunca daripada pelanggaran tersebut.
Bila NDA Perlu Digunakan
- Perlesenan teknologi dan produk
- Kebenaran kepada seseorang pekerja mengakses maklumat sensitif
- Membentangkan cadangan perniagaan atau transaksi kepada pelabur atau rakan kongsi perniagaan
- Menggunakan perkhidmatan syarikat yang boleh mengakses maklumat sulit
- Menggunakan khidmat pekerja freelancer untuk tugasan khas atau tugasan yang melibatkan maklumat sensitif
- Untuk melindungi harta intelek
- Kontrak yang melibatkan penjualan, penggabungan, pelaburan dan pemerolehan sesebuah syarikat atau organisasi
- Sebagai langkah keselamatan tambahan
- Dalam perjanjian pembuatan dan pembinaan
Perkara yang Perlu Dipertimbangkan Ketika Menyediakan NDA
Berpandukan tiga jenis NDA yang diterangkan sebelum ini, mari kita lihat praktis terbaik untuk merangka perjanjian tersebut.
1. Nama pihak terlibat
Untuk mengenalpasti dengan tepat pihak yang terlibat dalam perjanjian, nama penuh dan alamat berdaftar yang sah perlu disertakan. Tetapi, kecuali untuk NDA jenis sehala atau dua hala, pihak yang terlibat biasnya dirujuk sebagai “pihak yang mendedahkan/memberi” dan “pihak yang menerima”.
2. Tarikh berkuatkuasa dan tempoh kerahsiaan
Untuk meminimumkan kekaburan dan ketidakpastian dalam NDA, anda perlu takrifkan dan menyatakan dengan jelas tarikh maklumat diterima akan tertakluk pada NDA. Selain itu, pihak terlibat perlu memastikan yang NDA mengandungi tempoh masa untuk menjaga kerahsiaan tersebut. Tempoh ini biasanya bermula pada hari maklumat tersebut didedahkan. Untuk melindungi kerahsian maklumat lebih lanjut, pihak yang boleh memasukkan sekali survivorship clause bagi kewajipan kerahsiaan, sebagai contoh:
“Kewajipan pihak di bawah Perjanjian ini akan kekal selepas Projek disiapkan kekal berkuatkuasa untuk tempoh lima (5) tahun dari tarikh Projek disiapkan atau, dari tarikh penamatan awal Perjanjian ini, yang mana berlaku kemudian.”
3. Definisi maklumat sulit
Bahagian ini harus menjelaskan sebarang maklumat yang bertukar tangan dan didedahkan antara pihak sepanjang transaksi akan dianggap sebagai maklumat sulit.
4. Perlindungan maklumat sulit
Data kewangan, senarai pelanggan, rahsia perdagangan dan maklumat lain yang termasuk dalam definisi “maklumat sulit” sentiasa boleh tidak didedahkan. NDA yang efektif akan memastikan perkara tersebut dipatuhi tanpa gagal. NDA anda perlu pastikan setiap maklumat yang didedahkan dan diterima kekal dirahsiakan dan hanya digunakan untuk tujuan tertentu sahaja. Pihak yang menerima maklumat perlu dihalang daripada menyalahgunakan maklumat yang didedahkan, sama anda untuk diri sendiri atau pihak lain. Maklumat hanya boleh didedahkan untuk tujuan perniagaan tertentu sahaja.
5. Usaha melindungi maklumat
NDA juga harus menyatakan pihak mana yang akan bertanggungjawab untuk menjaga kerahsiaan maklumat yang didedahkan. Secara praktikal, setiap pihak perlu menjaga maklumat sulit pihak lain, sama seperti pihak tersebut menjaga kerahsiaan maklumat sulit sendiri. Pihak yang menerima maklumat dianggap telah berusaha menjaga kerahsian, hanya jika pihak tersebut telah melaksanakan langkah-langkah melindungi maklumat (seperti menyekat akses terhadap maklumat itu).
Jadi, penting untuk anda siasat dan teliti bagaimana pihak penerima sendiri menjaga kerahsiaan maklumat mereka sendiri sebelum anda menandatangani sebarang perjanjian sulit. Jika usaha untuk menjaga kerahsian tidak mencukupi atau langsung tidak wujud, NDA tersebut perlu peruntukan khusus yang mengehadkan akses terhadap maklumat sulit. Peruntukan ini dapat menentukan tahap pengendalian yang diperlukan untuk menjaga kerahsian maklumat sulit.
6. Tiada kebenaran secara tersirat
Setiap NDA perlu nyatakan pihak penerima tidak diberikan kebenaran secara tersirat untuk mendedahkan atau menggunakan maklumat sensitif secara tidak wajar atau terlarang. Dalam keadaan tertentu, NDA boleh menyatakan penerima diberi kebenaran secara tersirat untuk dedahkan maklumat sulit. Namun, kebenaran sebegini mungkin memberi risiko maklumat sulit tersebut disalahgunakan, atau pihak yang mendedahkan mungkin tidak mengetahui kepada siapa atau bagaimana maklumat tersebut didedahkan.
7. Pemulangan dan pelupusan maklumat
Bagi mengekalkan kerahsian dan keselamatan jangka panjang, pihak penerima perlu pulangkan semula maklumat atau memadamkannya dari sebarang sistem yang digunakan sebaik sahaja tempoh non-disclosure tamat. NDA yang disediakan dengan baik perlu memasukkan perkara ini untuk menjelaskan cara pelupusan atau pemulangan maklumat sulit selepas hubungan pemberi-penerima tamat.
8. Remedi sekiranya berlaku pelanggaran
Sebelum menandatangani NDA, pastikan terdapat klausa ganti rugi atau injunksi sekiranya berlaku pelanggaran perjanjian. Pihak yang memberi maklumat boleh menanggung kerugian, kehilangan dan kerosakan yang tidak boleh dipulihkan jika maklumat sulit dibocorkan. Kerosakan yang ditanggung mungkin sukar dinilai dan tidak boleh dipampas dalam bentuk wang ringgit. Selain daripada remedi undang-undang atau ekuiti, pihak memberi maklumat juga boleh memohon perintah injunksi atau ekuiti lain terhadap pihak penerima maklumat untuk mengelakkan sebarang pelanggaran lanjut atau masih dilakukan oleh pihak penerima maklumat
NDA bukan sahaja boleh menjimatkan dan mengikat pihak-pihak terlibat, malah ia boleh mengelakkan tindakan undang-undang yang berkos tinggi antara pihak dalam perjanjian. Ia juga memastikan semua pihak tidak perlu khuatir ketika berurusan. Penggunaan NDA perlu dipertimbangkan untuk melindungi maklumat sensitif dan penting yang disampaikan dengan pekerja, rakan kongsi perniagaan dan pelabur.
