Apa itu Surat Tuntutan dan Tujuannya?
Surat tuntutan adalah surat untuk membuat tuntutan tertentu, biasanya sebagai surat tuntutan bayaran, sebelum memulakan tindakan undang-undang. Surat tersebut (“juga dikenali Letter of Demand atau LOD”) akan menyatakan asas dan latar belakang tuntutan terhadap penerima surat.
Secara mudahnya, ia merupakan permintaan bertulis dari satu pihak sebelum membawa perkara tersebut ke mahkamah. Dalam surat tuntutan, pihak yang menuntut akan menerangkan secara rasmi dan jelas, apakah kesalahan yang telah dilakukan oleh penerima surat. Surat ini merupakan satu peluang kepada penuntut untuk menyatakan fakta yang menyokong tuntutan mereka.
Situasi di mana surat tuntutan mungkin berguna
Walaupun surat tuntutan kebanyakannya digunakan untuk menuntut pembayaran, ia tidak hanya berkisar kepada tuntutan wang; ia juga boleh digunakan sebagai memberitahu seseorang untuk lakukan sesuatu atau berhenti daripada melakukan sesuatu aktiviti.
Terdapat pelbagai jenis tuntutan yang boleh dibuat oleh seseorang melalui surat tuntutan. Antaranya adalah:
Menuntut tunggakan sewa dan milikan kosong sesuatu hartanah
Jika penyewa tidak bayar sewa, tuan rumah boleh keluarkan surat tuntutan untuk sewaan tertunggak. Jika penyewa masih lagi gagal bayar dalam masa yang ditetapkan, tuan rumah boleh menamatkan sewaan dan meminta penyewa mengosongkan hartanah tersebut.
Menamatkan gangguan yang sedang berlaku walaupun telah diberikan amaran lisan
Jika kelakuan satu pihak menyebabkan kekacauan dan mengganggu pihak lain (penuntut) secara mental, penuntut boleh menghantar surat tuntutan untuk meminta individu tersebut menghentikan kelakuan itu.
Menuntut maaf secara terbuka
Keadaan ini biasanya berlaku untuk kes fitnah. Jika seseorang telah mengeluarkan kenyataan fitnah terhadap satu pihak yang lain, surat tuntutan boleh digunakan untuk menuntut minta maaf secara terbuka dan mengakui kesilapan mereka atau pada platform yang sama pada asalnya digunakan untuk mengeluarkan kenyataan fitnah tersebut.
Adakah surat tuntutan perlu dikeluarkan sebelum kes di bawa ke mahkamah?
Seperti mana maksud surat tuntutan, ia merupakan satu cara yang rasmi untuk memberitahu seseorang terlebih dahulu bahawa kes tersebut akan dibawa ke mahkamah melainkan tuntutan dipenuhi. Persoalannya, adakah surat tuntutan perlu dikeluarkan dahulu sebelum tindakan difailkan di mahkamah? Tidak semestinya.
Walaupun dari segi undang-undang, surat tuntutan tidak diperlukan di Malaysia, amalan lazim dalam perundangan adalah dengan mengeluarkan surat tuntutan dahulu sebelum tindakan difailkan di mahkamah. Ini memberi peluang kepada pihak yang terlibat untuk mencari penyelesaian, di luar mahkamah — seakan memberitahu kepada penerima apa yang anda tuntut dari mereka. Surat tuntutan tidak wajib, tetapi jika ada sangat membantu.
Namun, terdapat pengecualian untuk keperluan surat tuntutan dihantar terlebih dahulu. Jika kontrak anda ada nyatakan dengan khusus, surat tuntutan perlu dikeluarkan, maka dari segi undang-undang, surat tuntutan adalah satu keperluan.
Situasi ini ada dibincangkan dalam kes Catajaya Sdn Bhd v Shoppoint Sdn Bhd & Ors [2021] 2 MLJ 374. Dalam kes tersebut, kontrak menyatakan penamatan hanya sah berlaku jika LOD dikeluarkan. Jadi, apabila LOD gagal dikeluarkan, tindakan saman mahkamah menjadi boleh dibatalkan (voidable) dan Defendan (pihak yang disaman) telah berjaya membatalkan saman tersebut di Mahkamah.
Surat Tuntutan vs. Notis Berkanun
Anda perlu tahu beza antara surat tuntutan yang biasa dan surat tuntutan yang dikeluarkan berdasarkan statutori (berkanun). Walaupun kedua-duanya nampak seakan sama, masing-masing mempunyai tujuan berbeza. Notis berkanun yang dikeluarkan di bawah Seksyen 466 Akta Syarikat 2016, menjadi syarat yang mesti dipatuhi untuk memulakan proses penggulungan terhadap penghutang (syarikat).
Untuk lebih mudah, anda boleh menganggap surat tuntutan sebagai langkah pertama dalam menyelesaikan pertikaian. Sementara itu, notis tuntutan berkanun adalah seperti tindakan undang-undang yang boleh menggulungkan syarikat jika tidak diambil serius dalam tempoh segera.
Adakah anda perlukan peguam untuk keluarkan surat tuntutan?
Surat tuntutan boleh dibuat oleh sesiapa sahaja. Namun secara tipikalnya tugas itu diserahkan kepada peguam. Anda juga boleh gunakan letterhead syarikat anda untuk surat tuntutan. Menulis surat tuntutan tidak sukar, jika anda tahu dan ingat semua butiran penting berkaitan tuntutan tersebut.
Anda disarankan untuk mendapatkan peguam untuk membuat semakan surat tuntutan yang anda tulis sekiranya melibatkan pertikaian yang kompleks atau jumlah yang agak besar.
Surat tuntutan yang tidak ditulis dengan baik mungkin mengundang kekeliruan pada isi kandungan surat tersebut. Jadi, dengan menggunakan khidmat peguam, kita dapat memastikan perkataan dan maksud yang tepat digunakan dalam surat. Selain itu, jika surat tuntutan ditulis oleh peguam ada kemungkinan penerima surat akan memandang lebih serius.
Cara menulis surat tuntutan yang efektif
- Pastikan anda hantar ke alamat yang betul. Jika penerima seorang individu, anda boleh dapatkan alamat terakhir yang diketahui melalui Jabatan Pendaftaran Negara (nota: carian ini hanya boleh dilakukan oleh pihak peguam). ika penerima adalah syarikat atau perniagaan, alamat berdaftar entiti tersebut boleh diketahui dengan membuat carian peguam di portal Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM).
- Penerangan fakta. Ringkaskan apa yang telah berlaku secara kronologi. Apabila sesuatu perkara dirujuk, jangan lupa untuk lampirkan sekali dokumen untuk menyokong tuntutan anda.
- Kenalpasti pelanggaran (breach). Untuk menyampaikan isi penting, anda perlu spesifik. Selepas memberi fakta, perkara seterusnya adalah menjelaskan kesalahan atau pelanggaran yang buat oleh pihak penerima surat. Adakah ia melibatkan bayaran tertunggak, kegagalan untuk lakukan sesuatu, atau mungkin pelanggaran kontrak?
- “AMBIL PERHATIAN bahawa kami telah mendapat arahan dari anak guam kami untuk menuntut, seperti yang kami sedang lakukan ketika ini, anda membayar kepada kami sebagai peguamcara, jumlah bernilai RM5,900, sebagai sewaan tertunggak dari bulan Ogos 2022 sehingga Disember 2022, dalam masa EMPAT BELAS (14) hari dari tarikh penerimaan surat tuntutan ini.“
- Kesan dari pelanggaran tersebut. Nyatakan bagaimana pelanggaran tersebut memberi kesan kepada pihak yang menuntut. Setiap tuntutan, sudah pasti wujudnya ketidakpuashatian yang benar-benar jujur. Pendekatan ini menyuntik elemen kemanusian dalam surat, seterusnya memberi kesan dalam membuktikan sesuatu. Perkara ini dapat membantu dalam pengiraan pampasan jika isu ini dibawa ke mahkamah.
- “DENGAN INI DINYATAKAN bahawa disebabkan kenyataan fitnah yang dihantar oleh kamu di platform Facebook, anak guam kami telah menanggung seksaan mental dan kerosakan yang tidak boleh dipulihkan terhadap reputasi anak guam kami selaku individu yang dihormati dalam kalangan masyarakat.”
- “DENGAN INI DINYATAKAN bahawa disebabkan kegagalan kamu untuk membayar jumlah terhutang sebanyak RM5,900 kepada anak guam kami pada tarikh yang telah dipersetujui, anak guam kami telah menanggung kerugian kewangan dan ekonomi yang serius”.
- “DENGAN INI DINYATAKAN bahawa disebabkan kenyataan fitnah yang dihantar oleh kamu di platform Facebook, anak guam kami telah menanggung seksaan mental dan kerosakan yang tidak boleh dipulihkan terhadap reputasi anak guam kami selaku individu yang dihormati dalam kalangan masyarakat.”
- Akibat yang mungkin berlaku jika tuntutan tidak dipenuhi. Kebiasaannya, kegagalan pihak yang menerima surat memberi respons terhadap surat tersebut akan mengakibatkan tindakan undang-undang akan diambil. Niat pihak penuntut ini perlu dinyatakan dengan jelas dalam surat tersebut.
- “SILA AMBIL PERHATIAN, jika kamu gagal menyelesaikan jumlah terhutang yang disebutkan di atas dalam masa yang diberikan, kami mendapat arahan tegas dari anak guam kami untuk memulakan tindakan undang-undang terhadap kamu tanpa sebarang notis lanjut, dan kamu akan menanggung kos dan perbelanjaan yang timbul dari tindakan tersebut.”
- Nyatakan cara penyelesaian yang anda inginkan. Bergantung kepada jumlah tunggakan, anda boleh tawarkan beberapa cara penyelesaian. Antara contoh adalah bayaran sekaligus atau ansuran yang memberi ruang fleksibiliti kepada penerima surat.
- Tempoh masa untuk penuhi tuntutan. Biasanya, peguam akan menghantar 1 atau 2 surat tuntutan sebelum memulakan tindakan undang-undang di Mahkamah. Setiap surat tuntutan pula akan memberi tempoh masa antara TUJUH (7) sehingga DUA PULUH SATU (21) hari kepada penerima untuk melangsaikan hutang atau memenuhi tuntutan. Tempoh masa tersebut memberi masa yang munasabah kepada penerima surat untuk mendapatkan dana dan juga memberi gambaran usaha pihak yang menuntut untuk menyelesaikan pertikaian tersebut.
Perkara di atas merupakan elemen asas dan penting yang boleh digunakan dalam surat tuntutan. Ia dapat memastikan penerima surat faham apakah tuntutan yang diminta dan apakah tindakan atau kegagalan untuk lakukan sesuatu yang menyebabkan tuntutan tersebut dibuat melalui surat tuntutan.
“TANPA PREJUDIS”
Perkataan “TANPA PREJUDIS” pada permulaan surat tuntutan anda sangat penting. Ia memberi satu perlindungan kepada anda. Ini kerana, praktis komunikasi secara “tanpa prejudis” merupakan legal tool yang pada mulanya diperkenalkan untuk membantu pihak-pihak mencapai penyelesaian tanpa melibatkan Mahkamah. Komunikasi yang dibuat secara tanpa prejudis (dalam sebarang bentuk cth. lisan atau bertulis) tidak boleh digunakan sebagai bukti pengakuan di Mahkamah.
Secara umumnya, jika komunikasi antara pihak-pihak dibuat secara tanpa prejudis, mana-mana pihak tidak boleh menggunakan surat tuntutan tersebut sebagai “kelebihan” terhadap pihak yang satu lagi. Prinsip ini memberi ruang kepada pihak yang terlibat untuk berbincang sesama sendiri secara suci hati (good faith) dan selesaikan isu yang timbul sebelum memfailkan tindakan di Mahkamah
Menjawab surat tuntutan
Jangan risau! Bagi mereka yang menerima surat tuntutan, ia tidak bermakna situasi itu membuatkan anda terus diheret ke Mahkamah. Tidak salah untuk biarkan atau abaikan sahaja surat tuntutan tersebut seolah-olah ia tuntutan yang remeh (frivolous) dan menyusahkan (vexatious).
Namun, jika anda tidak memberi respons selepas menerima surat tuntutan, dan situasi berlarutan sehingga ke Mahkamah, kegagalan anda untuk membalas surat tersebut memberi kredibiliti pada tuntuan yang dibuat terhadap anda.
Secara alternatifnya, semak dengan telilti isi kandungan surat tuntutan tersebut untuk memastikan anda faham dan dapat membuat keputusan sama ada bersetuju atau sebaliknya terhadap tuntutan yang dibuat.
Sekiranya anda tidak bersetuju atau ingin mencabar kandungan surat tuntutan tersebut, kami sarankan anda untuk dapatkan mendapatkan nasihat guaman dengan segera. Anda boleh terangkan dan jawab tuntutan tersebut dari perspektif anda.
Sekiranya anda bersetuju dengan isi kandungan dan tuntutan dalam surat tuntutan tersebut, anda boleh mulakan rundingan penyelesaian atau meminta tambahan masa untuk memenuhi tuntutan tersebut. Persetujuan bersama antara pihak dapat mengelakkan tindakan saman sivil yang mengambil masa yang lama. Hasilnya, banyak masa dan kos dapat dijimatkan. Selain itu, dengan membalas LOD ia juga memberi isyarat bahawa anda memandang serius dan komited untuk menyelesaikan isu tersebut.
Kesimpulan
Sebagai langkah pertama dalam memulakan tuntutan undang-undang, LOD perlu menyatakan dakwaan dan ringkasan kesan/kerosakan yang ditanggung. Penting untuk menulis surat tuntutan yang jujur dan terperinci sebaik mungkin. Biasanya, anda perlu membuat semakan dan siasatan sebelum menghantar LOD untuk memastikan isi kandungan yang tepat. Jangan sesekali menulis surat tuntutan secara tergesa-gesa.
Jika surat tuntutan boleh dianggap sebagai satu tembakan, anggaplah ia tembakan pertama anda dan sudah pasti anda tidak mahu tersasar.
Tuntutan yang dibuat perlu dinyatakan secara tegas namun dalam nada yang masih berbudi bahasa dan tidak agresif. Jika tuntan penerima dipenuhi, isu tersebut dianggap selesai. Namun, jika sebaliknya, pihak yang menuntut tidak mempunyai pilihan lain selain daripada teruskan tindakan di Mahkamah. Oleh itu, cara yang terbaik adalah jangan memandang ringan surat tuntutan sekiranya sekiranya anda menerima surat tersebut.